オンライン大会参加マニュアル
lastupdate 2021/3/16

・ 事前準備

・ 研究発表会(Zoom)への参加

・ 談話室・懇親会(Remo)への参加

・ オンライン発表のガイドライン

・ 録画について

 

事前準備

【オンライン会議システム】

 研究発表会ではZoomミーティング,談話室・懇親会ではRemoを使用します。事前にこれらの使用準備をしてください。

(Zoom)

・ Zoomはブラウザからの参加も可能ですが,使用可能な機能等に制限があるため,あらかじめZoomアプリケーション[外部サイト]をインストールしておいてください(サインアップ無料)。

・ Zoomアプリケーションは,最新版にアップデートしておいてください。

(Remo)

・ Remoは事前にアカウントを取得[外部サイト]しておくと接続がスムーズです。

 

【機器・環境】

 参加に必要な機器や環境を用意してください。特に発表者は,以下の下線部分にご留意ください。

・ ブロードバンド環境

・ 雑音が入らない静かな場所

・ インターネット接続可能なデバイス:パソコンとタブレット,スマートフォンでは、Zoomの操作画面や機能が異なります。操作性の観点から,メインで使用するデバイスは,パソコンを強く推奨します。また,同じZoom会場に複数のデバイスで接続する場合,イヤホン・ヘッドフォンを使用し,ミュートを解除するデバイスは1つにしてください。複数のデバイスでミュートを解除して同時接続すると,Zoom会場全体にハウリングが起きる場合があります。

・ マイク・スピーカー環境ノイズ除去機能のある単一指向性の専用マイク,もしくはヘッドセットの使用を強く推奨します。回線の状態や機器の性能にもよりますが,デバイス内蔵のマイクは,音量や音質の点で聞き取りにくい場合があります。

・ ウェブカメラ:デバイスに内蔵のものでかまいません。

・ 発表に適した背景の場所もしくは背景画像:背景にプライバシー侵害につながる懸念のある物が映り込まないようにしてください。Zoomでは,バーチャル背景(内蔵もしくは任意の画像)を設定することでビデオ使用時に背景が映り込むことを防ぐことができます。発表者には,学会から発表者用背景画像を提供しますので,設定が可能な場合は,設定をしてください(デバイスやウェブカメラの性能によっては,設定できない場合があります)。

・ グリーンスクリーン:バーチャル背景機能を使用する場合,グリーンスクリーンを使用すると,合成した画像が自然になる(人物の輪郭が鮮明になる)だけでなく,デバイス・回線への負荷が大幅に軽減されます。グリーンスクリーンのない環境では,バーチャル背景機能を使用せず,接続環境の安定を優先させてください

 

【表示名】

・ 会場での表示名は,以下のようにしてください。表示名は,Zoom/Remo会場入室後の変更も可能です。

  一般参加者(発表者,大会運営関係者以外): 氏名(所属)

   例)学会太朗(○○大学)

  発表者: 発表番号 氏名(所属)

   例)A-1 学会太朗(○○大学)

  大会運営関係者(大会企画運営委員,実行委員): JPL 氏名(所属)

   例)JPL 学会太朗(○○大学)

 

研究発表会(Zoom)への参加

日本語学会大会(研究発表会)Zoom参加マニュアル[PDF]

 

【機能設定】

(マイク・ビデオ)

・ Zoom会場への入室時には,参加者のマイクはミュート,ビデオはオフになるように設定されています。

・ 発表者は共同ホストに設定し,自由にマイクのミュート解除,ビデオの開始ができるようにします。

・ 口頭発表では,一般参加者は,質問時に司会が操作することにより,マイクのミュート解除ができるようにします。ビデオの開始はできません。

・ ポスター発表では,一般参加者も,自由にマイクのミュート解除,ビデオの開始ができるようにします。

・ ワークショップ,シンポジウムでは,一般参加者のマイクとビデオの設定を,口頭発表方式,ポスター発表方式のいずれにするかを,発表者が選択することにします。

(チャット)

・ Zoomチャットには,テキスト送信,ファイル送信の機能がありますが,ファイル送信はできない設定にします。

・ テキスト送信は,送信先として「全員」と「個人(プライベートチャット)」が選択できます。

(画面の共有)

・ 発表者は,画面の共有ができます。

・ 一般参加者は,画面の共有はできません。

 

【発表の流れ】

(口頭発表)

・ 発表者は,自分の発表の開始10分前までに発表会場に入室してください。

・ 口頭発表では,発表者用のブレイクアウトルーム(発表者控室)を設置します。発表者は,発表会場に入室したらブレイクアウトルームに移動し,接続確認等の準備を行ってください。発表開始1分前までにはメインルームに移動してください。

・ 発表は,プレゼンテーション25分,質疑応答15分です。発表開始から20分経過時と25分経過時に合図を送ります。

・ 発表者は,発表中は,常時,画面の共有によって,予稿集原稿PDFもしくはパワーポイントスライドの掲示を行ってください。追加資料の配布は認めません。

・ 質問者は,「手を挙げる」のボタンを押して,司会の指名を待ってください。司会が指名し,「ミュートの解除を求める」ので,質問者は「ミュート解除」のボタンを押して,発言してください。

・ 口頭発表では,チャットによる質問は受け付けません。

 

(ポスター発表)

・ ポスター発表では,ポスタースライド(PDFファイル)を大会専用プラットフォームサイトに掲出し,参加者にあらかじめ閲覧(ダウンロード可)してもらいます。

・ 発表者は,自分の発表の開始10分前までに発表会場に入室してください。

・ ポスター発表では,1つのZoom会場内に各発表のブレイクアウトルーム(P-1,P-2…)を設置します。発表者は,自分の発表番号のルームに移動し,発表開始までにポスタースライド掲示等の準備を行ってください。参加者は,参加したい発表のルームを選んで移動してください。

・ ポスター発表では,同時間帯に複数件の発表が行われます。発表者は,途中入室の参加者がいることに留意し,質疑応答を中心にした発表を行ってください。

・ ポスター発表では,60分の発表コアタイム終了後,15分のフリータイムを設けます。コアタイム時は,会場担当委員が各ルームに常駐しますが,フリータイム時は常駐しません。

・ ポスター発表の質疑応答の進行は,発表者自身が行ってください。会場担当委員は,開始と終了の合図,参加者のトラブル対応等を行います。

・ 発表者は,コアタイムの間は,常時,ポスタースライド(PDF,もしくは同じ内容のパワーポイントのスライドも可)の掲示を行ってください。ポスタースライド以外の資料の掲示,追加資料の配付は認めません。

・ 発表者は,コアタイムの間は,常時,ビデオをオンにし,音声による質疑応答を行ってください。チャットによる質問を受け付けるかどうかは,発表者が指示をしてください。

・ 質問者は,自分のタイミングでミュートを解除し,ビデオを開始して,発言してください。ビデオをオフのままにして,発言してもかまいません。質問が順番待ちになった場合は,「手を挙げる」のボタンを押して,発表者の指名を待ってください。チャットの使用については,発表者の指示にしたがってください。

・ 参加者は,ルームの移動ができないなど,トラブルが生じた場合,各ルームの会場担当委員にプライベートチャットで状況を伝えてください。発表を妨げるような音声での発言は控えてください。

・ フリータイムは,発表コアタイム終了時からルームを閉室するまでの猶予時間です。発表者は,ルームに残った参加者と自由な意見交換(ポスタースライド以外の資料掲示も可)を行っても結構ですし,ルームを退出してもかまいません。

 

(ワークショップ)

・ 発表者は自分の発表の開始10分前までに発表会場に入室してください。

・ ワークショップでは,発表者用のブレイクアウトルーム(発表者控室)を設置します。発表者は,発表会場に入室したらブレイクアウトルームに移動し,接続確認等の準備を行ってください。発表開始1分前までにはメインルームに移動してください。

・ ワークショップの発表時間は90分です。

・ ワークショップでは,プレゼンテーションをリアルタイムもしくは事前収録動画の配信により行い,質疑応答をリアルタイムで行います。プレゼンテーションを事前収録動画の配信によって行う場合,動画の作成・配信は発表者自身が行ってください。

・ ワークショップの進行は,発表者自身が行ってください。会場担当委員は,開始と終了の合図,参加者のトラブル対応等を行います。

・ 発表者は,発表中は,常時,予稿集原稿PDFもしくはパワーポイントスライドの掲示を行ってください。

・ ワークショップは,追加資料の配布を認めます。追加資料は,大会専用プラットフォームサイトに掲載し,参加者が各自でダウンロードできるようにします。追加資料はPDFファイルで作成し,所定の期日までに大会企画運営委員会に提出してください。

・ ワークショップでは,一般参加者のマイク・ビデオの設定(口頭発表方式,ポスター発表方式),チャットによる質問を受け付けるかどうかを,発表者に選択してもらいます。その他のZoomの機能を活用する場合,あらかじめ設定が必要なもの(ブレイクアウトルーム,投票機能など)については,大会企画運営委員会にご相談ください。

・ ワークショップでは,発表者が準備・運用できるものであれば,Zoom以外のオンラインツール(Googleフォーム,Slidoなど)を補助的に活用してもかまいません。その場合,参加者が容易に使用できるものにしてください。

 

【その他】

・ Zoom起動時に他のアプリケーションを起動すると,インターネット接続が不安定になったり,共有がうまくできなかったりすることがあります。画面の共有の際は,負荷のかからない状態で資料の提示をしてください。

・ 発表に回線接続トラブルによる遅延が生じた場合の発表振替時間は設けず,発表と発表の間のインターバル(休憩時間)で調整します。万一,インターバルの時間帯で調整できないトラブルが生じ,プレゼンテーションが未完了となった場合も,発表は成立したものと見なします。

 

談話室・懇親会(Remo)への参加

日本語学会大会(談話室・懇親会)Remo参加マニュアル[PDF]

 

【談話室の利用】

・ 研究発表会と並行してRemo談話室を開室します。発表者との意見交換や,参加者間の交流にご活用ください。

・ 談話室には担当の委員が常駐していますので,ご不明な点はお気軽にお尋ねください。

 

【懇親会への参加】

・ 大会1日目の研究発表会終了後にRemo懇親会を開きます。大会への事前参加申込者は,懇親会に無料で参加できます。

 

【機能設定】

(マイクとビデオ)

・ Remo会場への入室時には,参加者のマイクはミュート,ビデオはオフになるように設定されています。

・ 参加者は,自分でマイクのミュート解除,ビデオの開始ができます。

(チャット)

・ 参加者は,チャットによるテキスト送信,ファイル送信が可能です。送信先として,「会場全員」「テーブル参加者全員」「個人(プライベートチャット)」が選択できます。

(画面の共有)

・ 参加者は,画面の共有ができます。

(テーブル)

・ 上限6名のテーブルがあります。参加者は,各テーブルを自由に移動できます。参加したいテーブルをダブルクリックすると移動できます。参加中のテーブルに,他の人が入ってくる場合は,直前にノックの音が聞こえます。

 

オンライン発表のガイドライン(発表者の皆様へ)

 学会でのオンラインによる発表は,「自動公衆送信による再送信」とみなされます。資料の提示に当たっては,他者の著作権等を侵害することのないように,注意してください。(学会発表は教育目的ではないため,平成30年改正著作権法の対象にはなりません。)

・ 引用は文化庁HP記載の「著作物が自由に使える場合」[外部サイト]の(注5)「引用における注意事項」を遵守してください。

・ 音声や画像資料等についても著作権法の対象となるものは使用許諾が必要です。発表者の責任で使用許諾を得たうえで,掲示に当たっては画像・音声等にも出典を明記してください。

・ 出版物に掲載されている図表等を転載する際は,著者だけでなく出版社にも確認を取ってください。

・ 自らが許可を得て撮影したものや,著作権保護の対象外の事物を撮影した画像であっても,個人としての利用とオンラインによる公衆送信とでは,法律上の扱いが異なる可能性があります。研究目的の利用許可を得ている場合も,オンラインによる公衆送信については改めて,著作権者(建築物については敷地管理権の所有者)の許諾を得てください。

・ 資料等の所有者(所蔵者)が独自に設けている使用規約等がある場合は,それを遵守してください。

・ 人物の画像については,肖像権,個人情報保護の観点からの配慮も必要です。被写体となった人物の許諾を得てください。

 

録画について

・ 参加者による録音,録画,撮影(画面キャプチャを含む)を禁止します。

・ 大会運営側では,記録のために研究発表会の録画を行います。一般応募の研究発表については,これを公開することはありません。大会企画(ワークショップ0,シンポジウム)は,一般公開を原則としており,大会終了後に収録動画をオンデマンド配信する場合があります(発表者の意向により,公開しない場合もあります)。

 

(2021年3月16日掲載)

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